Datenschutzhinweise für gemeinsame
GFT-VAF-Veranstaltungen
Stand: 05.05.2023
Nachfolgend möchten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei Veranstaltungen unterrichten, die gemeinsam von GFT und VAF (im Folgenden auch: GFT/VAF) durchgeführt werden.
1. Verantwortliche und Datenschutzbeauftragte
Für Veranstaltungen, die von GFT und VAF gemeinsam veranstaltet werden, sind GFT und VAF gemeinsam für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten verantwortlich.
Die GFT ist unter folgenden Kontaktdaten zu erreichen:
GFT Gemeinschaft Fernmelde-Technik eG
Otto-Hahn-Straße 16
40721 Hilden
Telefon 02103 700-0
Telefax 02103 700-100
E-Mail: info@gft-eg.de
vertreten durch den Vorstand Birger T. Aasland und den Vorstand Dr. Stefan Touchard.
Datenschutzbeauftragter für die GFT ist Herr Andreas Langendonk. Herr Langendonk ist erreichbar über: E-Mail: datenschutzbeauftragter@gft-eg.de, Tel.: +49 (0) 2151 200855 oder postalisch an: Andreas Langendonk, EggSec GmbH, Dohmenstraße 28a, 47807 Krefeld.
Der VAF ist unter folgenden Kontaktdaten zu erreichen:
VAF Bundesverband Telekommunikation e.V.
Otto-Hahn-Straße 16
40721 Hilden
Telefon: 02103 700-250
Fax: 02103 700-106
E-Mail: info@vaf.de
vertreten durch den 1. Vorsitzenden Daniel Brosend.
Datenschutzbeauftragte für den VAF ist Frau Rechtsanwältin Friederike Scholz. Frau Scholz ist erreichbar über: E-Mail: externer-datenschutzbeauftragter@mybreev.com, Telefon: 02103 700-250 oder postalisch über die hier genannte Hausadresse des VAF, bitte mit dem Zusatz „Datenschutzbeauftragte“.
2. Zweck der Verarbeitung/Rechtsgrundlagen
a) Organisation der Veranstaltung
Für bzw. bei einer Veranstaltung kommt es zur Verarbeitung folgender Daten von Teilnehmern (Mitglieder, Aussteller, Gäste, Referenten): Vorname, Name sowie geschäftliche Adresse und Kontaktdaten (Telefon-, Faxnummer, E-Mail, Unternehmensadresse). Auch fragen GFT/VAF bei dem jeweiligen Tagungshotel vor der Veranstaltung die im Rahmen des Kontingents gebuchten Zimmer und Namen ab. Diese Daten werden zunächst zur Erfüllung der vertraglichen Pflichten von GFT/VAF benötigt (Organisation der Veranstaltung, Rechnungsstellung). Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist der Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
b) Networking/Kontaktpflege
Auf der Veranstaltung werden Namensschilder ausgegeben, eine Anwesenheitsliste geführt, sowie eine Liste der Teilnehmer zur Einsicht für andere Teilnehmer ausgegeben. Die Teilnehmerlisten werden ggf. auch nach der Veranstaltung auf Nachfrage herausgegeben. Wir weisen darauf hin, dass auf der Teilnehmerliste nur der Vorname und Name des Teilnehmers, der Name des Unternehmens sowie der Ort des Sitzes des Unternehmens aufgeführt werden. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist der Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Diese Zwecke dienen der Aufgabe von GFT/VAF zwischen den Mitgliedern selbst und mit weiteren Branchenvertretern geschäftliche Kontakte zu ermöglichen und zu fördern („Networking“). Es liegt im überwiegenden Interesse der Veranstalter, ihren Pflichten als Genossenschaft und als Verband nachzukommen.
c) Berichterstattung/Erstellung von Fotos/Filmaufnahmen
Nach Durchführung der Veranstaltung wird über die Veranstaltung regelmäßig von GFT/VAF berichtet. Für diese Berichterstattung und zur internen Dokumentation werden Fotos sowie ggfs. Filmaufnahmen von der Veranstaltung erstellt, auf denen auch Teilnehmer abgelichtet sind. Diese Fotos/Filme und ggf. auch die Namen von Teilnehmern werden anschließend zur Berichterstattung genutzt. Die Berichterstattung erfolgt in eigenen Medien von GFT und VAF (insb. Geschäftsberichte, VAF-Report, Tagungsbroschüren), gelegentlich auch in der regionalen und nationalen Presse sowie auf den Websites der Veranstalter und ggfs. auf Videoplattformen (wie Youtube) oder in sozialen Medien. Zudem werden ggf. Fotos der Veranstaltung an Teilnehmer, z. B. Aussteller, zur Verwendung in der eigenen Berichterstattung, z. B. auf deren eigenen Website oder in einem Newsletterweitergegeben. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist der Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Es besteht ein überwiegendes Interesse der Veranstalter, über eine Veranstaltung, die von ihnen organisiert und durchgeführt wurde, zu berichten. Hierdurch wird die Tätigkeit der Veranstalter für ihre Mitglieder dokumentiert und ein Werbeeffekt für die Veranstalter erzielt.
3. Widerspruchsmöglichkeit
Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die aufgrund der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO durchgeführt werden, hat der Betroffene, dessen personenbezogene Daten verarbeitet werden, gem. Art. 21 DSGVO das Recht, jederzeit einen Widerspruch gegen die Verarbeitung zu erheben. Der Widerspruch kann unter den E-Mail-Adressen info@gft-eg.de und/oder info@vaf-ev.de sowie den weiteren hier unter Ziffer 1 „Verantwortliche und Datenschutzbeauftragte“ angegebenen Kontaktmöglichkeiten erhoben werden.
4. Löschung der Daten
Die Verantwortlichen verarbeiten und speichern die personenbezogenen Daten solange der Zweck für die Verarbeitung gegeben ist und nicht der Verarbeitung widersprochen wird. Die Daten werden nach einem Widerspruch gelöscht, insoweit der Verarbeitung die Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zugrunde liegt. Es kommt nach erfolgtem Widerspruch nur eine Löschung der Verarbeitung für die Zukunft in Frage. Eine Verarbeitung nach erfolgtem Widerspruch erfolgt nur, wenn die Interessen der Verantwortlichen für die Verarbeitung auch nach dem Widerruf die Interessen des Betroffenen überwiegen oder eine gesetzliche Verpflichtung (z.B. zu steuerrechtlichen Nachweisen) hierfür vorliegen. Die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen betragen in der Regel zwischen zwei und zehn Jahren.
5. Betroffenenrechte
Als Betroffener, dessen personenbezogene Daten verarbeitet werden, stehen Ihnen neben dem Widerspruchsrecht folgende allgemeine Rechte gegen die GFT und den VAF zu:
Recht auf Auskunft, Art. 15 DSGVO: Die betroffene Person hat nach Art. 15 Abs. 1 das Recht, eine Bestätigung vom Verantwortlichen darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogenen Daten vom Verantwortlichen verarbeitet werden. Ist dies der Fall, dann hat sie auch das Recht Auskunft über diese Informationen, gemäß Art. 15 Abs. 1 lit. a bis h DSGVO, zu erhalten.
Recht auf Berichtigung, Art. 16 DSGVO: Sollten Ihre vom Veranstalter verarbeiteten personenbezogene Daten unrichtig oder unter Berücksichtigung der Verarbeitungszwecke unvollständig sein, haben Sie, gemäß Art. 16 DSGVO, das Recht gegenüber dem Veranstalter die Berichtigung bzw. Vervollständigung der personenbezogenen Daten zu verlangen.
Recht auf Löschung, Art. 17 DSGVO: Sie haben das Recht gegenüber dem Verantwortlichen eine Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, jedoch nur wenn eine Verarbeitung personenbezogener Daten unzulässig ist. Findet eine Verarbeitung aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung statt, kann eine Löschung nicht verlangt werden (Art. 17 Abs. 3 DSGVO). Hier kommen insbesondere gesetzliche Aufbewahrungspflichten in Betracht.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO: Unter den Voraussetzungen des Art. 18 Abs. 1 lit. a bis d DSGVO hat die betroffene Person die Möglichkeit, die Einschränkung der Verarbeitung (Sperrung) vom Verantwortlichen zu verlangen. Dies kann zum Beispiel der Fall sein, wenn die betroffene Person die beim Verantwortlichen gespeicherte Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtansprüchen benötigt und diese deshalb noch nicht gelöscht werden sollen.
Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO: Die betroffene Person hat das Recht vom Veranstalter zu verlangen, die dem Verantwortlichen bereitgestellten personenbezogenen Daten, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zurückzuerhalten, sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a oder Artikel 9 Abs. 2 lit. a oder auf einem Vertrag gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b beruht und die Verarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt. Außerdem ist die betroffene Person dazu berechtigt zu erwirken, dass die personenbezogenen Daten direkt von einem zum anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist.
Recht auf Widerruf, Art. 7 Abs. 3 DSGVO. Insoweit die Verarbeitung Ihrer Daten aufgrund einer Einwilligung erfolgt, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. Der Widerruf kann gegenüber der GFT unter der E-Mail-Adresse info@gft-eg.de und gegenüber dem VAF unter der E-Mail-Adresse info@vaf-ev.de erfolgen sowie unter den weiteren hier unter Ziffer 1 „Verantwortliche und Datenschutzbeauftragte“ angegebenen Kontaktmöglichkeiten.
6. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sind Sie als betroffene Person der Ansicht, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch GFT/VAF gegen die Datenschutz-Grundverordnung verstößt, dann haben Sie, gemäß Art. 77 DSGVO, das Recht eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, z .B. der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW (www.ldi.nrw.de) einzulegen.
Soweit Sie noch Fragen zum Datenschutz von GFT und VAF haben, können Sie sich jederzeit unter den E-Mail-Adressen info@gft-eg.de und info@vaf.de oder den anderen hier unter Ziffer 1 „Verantwortliche und Datenschutzbeauftragte“ angegebenen Kontaktmöglichkeiten an uns wenden.
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